En cumplimiento al artículo 2 del Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República y sus reformas “Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas” el Contralor General de Cuentas giró el Oficio A-040-2016 con fecha 25 de enero de 2016, en el cual se indica a todas las entidades que deben designar a personal de sus instituciones para que se aboquen a la CGC a crear sus usuarios para uso del Portal CGC Online por medio del cual se hará el registro de contratos de forma digital.
El 27 de abril de 2016 entró en vigencia el Acuerdo Número A-038-2016 el cual en su artículo 1 establece: “Se crea la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos para el archivo en forma física y electrónica de todos los contratos que suscriban las entidades del Estado o aquellas que manejen fondos públicos, establecidas en el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, que afecte cualquier renglón presupuestario o erogación de fondos públicos, en cualquier contratación de servicios, obras u otra actividad que origine la erogación del patrimonio estatal.”
Asimismo, el artículo 2 de dicho Acuerdo indica: “Las entidades obligadas, según el artículo anterior, deben enviar a la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas todos los contratos que celebren, en un plazo que no exceda de treinta días calendario contados a partir de su aprobación. De igual forma deben enviarse en el mismo plazo, cualquier ampliación, modificación, incumplimiento, rescisión o terminación anticipada, resolución o nulidad de los contratos ya mencionados.”
En el mes de julio de 2016 el Contralor General de Cuentas giró una circular informativa en la que se da a conocer que ya se encuentra en funcionamiento la plataforma del Portal Web CGC al servicio de las instituciones gubernamentales y todas aquellas que según el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas deben reportar a la CGC, en la misma se pide dar cumplimiento al acuerdo A-038-2016 y que se envíen todos los contratos suscritos por medio del portal, en la misma se hace la aclaración que las únicas excepciones que se harán para recibir de forma física son los contratos que sufran una modificación, ampliación, adenda, prórroga y rescisión lo cual se hará hasta nuevo aviso.
Objetivo de la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos.
Facilitar la fiscalización de todas las contrataciones que realicen las instituciones sujetas a dicha acción fiscalizadora, según el Artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y cualquier anomalía o incumplimiento que resulte del análisis, se reporte a la Dirección de Auditoría que corresponda para su posterior discusión de hallazgos o sanción.
Beneficios que se tienen al utilizar el Portal Web de Contratos.
- Reducción de costos (ya no es necesario presentar copia física de los contratos, únicamente en archivo .pdf)
- Optimización del tiempo (el procedimiento se hace de manera directa desde la comodidad de sus oficinas, no se utiliza mensajero o persona responsable que lleve los contratos físicos a las Oficinas de la CGC)
- La plataforma está abierta y disponible para los usuarios las 24 horas del día, los 365 días del año.
- La digitalización de los documentos le da un valor agregado al control interno de las Instituciones y mayor seguridad en el manejo de la información.
- Genera más oportunidades para que se pueda cumplir con el tiempo establecido en el acuerdo A-038-2016 para la presentación ante la Contraloría General de Cuentas.
¿Que contratos deben subir al Portal Web CGC?
- Contratos de servicios.
- Contratos de Obra o Infraestructura.
- Contratos por compra de productos o suministros.
- Fideicomisos.
- Convenios Nacionales o Internacionales.
- Contratos de Personal (renglones 021, 022, 031, 036, 029, grupo 18) y cualquier otro tipo de renglón que afecte el erario nacional.